PROTOCOLO EMPRESARIAL

El protocolo empresarial es el comprendido de normas escritas que regulan la actuación de una empresa, tanto interna como externamente. Las habilidades sociales son transmitidas y siempre se refieren a personas o grupos, más o menos grandes que establecen unas pautas de convivencia y, en definitiva, de comunicación. Otra definición de protocolo empresarial sería el conjunto de normas y técnicas necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y control de actos promovidos por empresas privadas.

Por otro lado, podemos hablar también de protocolo empresarial mixto, que son aquellos actos en los que participan tanto empresas privadas como instituciones públicas.   

Se combinan, normas establecidas por el Estado con usos y costumbres establecidas por las empresas. El concepto de protocolo empresarial va evolucionando y son ya algunos los que han argumentado un nuevo concepto de protocolo empresarial como Don Gerardo Correas Sánchez, experto en protocolo. El habla de su ‘Teoría del 6’, basada en seis máximas para conseguir los correspondientes objetivos: imagen, proyección, comunicación, procedimiento, rentabilidad y prestigio.

El Protocolo empresarial se establece en tres etapas: 

1. Protocolo como individuo: En este tipo de protocolo debemos cuidar:

·                    Nuestra Imagen e higiene personal

·                    Tener buena actitud

·                    Respeto a nuestros compañeros

2. Protocolo con nuestro equipo de trabajo: Buenas maneras en la oficina:

·                    Puntualidad

·                    Respeto

·                    Disposición y apoyo

·                    Sonreír

·                    Cortesía y Tono de Voz 

3. Protocolo con el cliente: Debemos tener en cuenta lo siguiente:

·                    Escuchar y satisfacer las necesidades del cliente

·                    Brindar un buen servicio

·                    Tener empatía

“El Protocolo y Etiqueta Empresarial otorga las herramientas necesarias para proyectar una imagen exitosa, positiva y segura; tanto en el área laboral como el personal”.

ALGUNOS TIPS CLAVES

En las empresas nos encontramos con una diferencia básica con los medios sociales: un gran respeto por las jerarquías. Las relaciones entre superiores y subalternos, entre ejecutivos y clientes o proveedores. Los rangos estarán claramente diferenciados, siendo fundamental que cada persona conozca su posición y la haga respetar.

Crear un buen ambiente de trabajo será indispensable si queremos estar a gusto con nosotros mismos y con nuestros compañeros.

1. Educación

Por encima de todo hay que ser educado. Tanto si es empleado como si es jefe, como si es un profesional liberal. Las relaciones laborales, al igual que el resto de relaciones (sociales y familiares) deben estar presididas por un trato cordial y educado en todo momento, incluso en los momentos más difíciles.

2. Cortesía laboral

La cortesía es indispensable en el ámbito laboral La cortesía se coloca en el tono de voz, en las actitudes hacia quienes nos rodean.

3. Una sonrisa

 Cualquiera que sea la actividad que desarrolle, hágalo siempre de forma cordial y distendida, utilizando una gran dosis de diplomacia. Todo su entorno se lo agradecerá, así como usted mismo  trabajará de forma más fluida y en un ambiente más agradable.

4. Vestimenta

Una persona correctamente vestida es la mejor carta de presentación que puede tener. La primera impresión que se tiene de una persona es su imagen. Y en el caso de la empresa y el ámbito laboral es aún más importante pues representa la imagen de la empresa.

El vestuario, debe lucir siempre bien limpio, planchado y en perfecto estado de conservación. De nada sirve utilizar ropa de calidad y/o de marca, si ésta tiene manchas, está arrugada, tiene rotos o descosidos, etc. De la misma manera, hay que adecuar el vestuario a la edad. No hay cosa más ridícula que gente de cierta edad avanzada luciendo prendas juveniles.

5. Uso del Correo Electrónico:

Este se ha vuelto un medio de contacto muy importante entre empresarios y clientes, ya sean externos o internos.

·                    Asunto: no deje en blanco este punto, pues es su puerta de entrada. Escriba algo que logre interesar al otro, que lo lleve a abrir el mensaje.

·                    Si no conoce al destinatario, evite el doctor(a), don o doña. Dirigirse a esa persona como Señor o Señora seguido del apellido, es neutro y amable.

·                    El estimado o apreciado es un lenguaje universal. Luego del saludo, vaya al grano, sin tutear, con impecable ortografía y exponga de forma clara lo que desea (una cita para explicarle su oferta, para hablar de un negocio, mostrarle su producto etc.).

·                    Cierre: despídase precisando la posibilidad de un encuentro o de una pronta respuesta.

6. Aspectos Relevantes De Una Personalidad Agradable

·                    Utilizar un tono de voz bajo y bien modulado.

·                    Saber escuchar.

·                    Mirar a los ojos a nuestro interlocutor.

·                    No hablar excesivamente de nuestros propios intereses.

·                    No jactarnos de nuestras cualidades ni hablar en exceso de nuestros bienes.

·                    Evitar el uso de bromas pesadas.

·                    La edad y la virtud de una mujer no se deben cuestionar.

·                    Evitar discutir sobre temas de política o religión con desconocidos.

·                    Evitar las quejas continuas de nuestro trabajo y de nuestra vida en general.

·                    Evitar el uso de palabras vulgares tanto de palabras rebuscadas y gestos exagerados, son una clara señal de inseguridad.

·                    Evitar ser arrogante, petulante. La sabiduría no se impone simplemente se manifiesta y los demás la perciben.

·                    Respetar lo ajeno.

·                    Las oficinas Privadas (en las oficinas) y las habitaciones (en las casas), no deben penetrarse sin antes tocar a la puerta y esperar aprobación.

·                    Evitar discusiones estériles.

·                    Por Favor y Gracias! son palabras mágicas que nos abren todas las puertas.

·                    Sonría al solicitar, ofrecer o agradecer un servicio o favor.

·                    Aceptar los defectos de los demás. Es la única opción en nuestras relaciones humanas, pues cada persona es un universo, con sus virtudes y sus defectos.